Datenschutzerklärung

1. Ãœberblick

AngebotPilot ist eine Software für Angebote, Kundenverwaltung, automatische Erinnerungen und einfache Auftragsverwaltung für Unternehmer. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung von AngebotPilot (Web-App und mobile Apps) verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage.

Das Wichtigste in Kürze:

• Wir verwenden keine Analyse- oder Marketing-Tools, keine Werbe-Cookies und keine Tracking-Pixel – auch nicht in E-Mails.
• Anwendungsserver und Datenbank werden in Deutschland/der EU betrieben.
• Für die Kundendaten, die Sie in AngebotPilot erfassen, sind Sie Verantwortlicher; wir verarbeiten sie nur in Ihrem Auftrag (AVV).
• Passwörter speichern wir ausschließlich als Hash.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu nach unserer Einschätzung keine gesetzliche Pflicht besteht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). [zu prüfen] Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

3. Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter?

Bei AngebotPilot gibt es zwei Rollen:

Für die Auftragsverarbeitung gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Sind Sie Kunde eines Betriebs, der AngebotPilot nutzt, und möchten Sie Ihre Datenschutzrechte geltend machen, wenden Sie sich bitte direkt an diesen Betrieb. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an den zuständigen Betrieb weiter.

4. Besuch dieser Website

Hosting über GitHub Pages

Diese Website und die Dateien der Web-App werden über GitHub Pages bereitgestellt, einen Dienst der GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA. Beim Aufruf verarbeitet GitHub technisch notwendige Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die aufgerufene Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen, um die Seiten auszuliefern und die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ãœber GitHub Pages werden keine Daten aus der Nutzung von AngebotPilot gespeichert – Ihre Angebots- und Kundendaten liegen ausschließlich auf den unter Abschnitt 9 genannten Servern.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von GitHub. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 10.

Keine Cookies, keine Analyse, keine externen Inhalte

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Marketing-Tools und lädt keine Inhalte von Drittanbietern. Schriftarten und Grafiken werden direkt von unserem Server ausgeliefert.

Wählen Sie auf dieser Website aktiv eine Sprache (Deutsch/Englisch) oder ein Farbschema (hell/dunkel), speichern wir nur diese Einstellung lokal im localStorage Ihres Browsers (Schlüssel ap.locale und ap.theme), damit Website und Web-App sie beim nächsten Aufruf übernehmen; die Angaben werden nicht an uns übermittelt, dienen nicht dem Tracking und lassen sich jederzeit über die Browsereinstellungen löschen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

5. Nutzung von AngebotPilot

5.1 Registrierung und Benutzerkonto

Für die Registrierung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert; wir können es nicht einsehen. Zusätzlich speichern wir den Zeitpunkt der Registrierung, der E-Mail-Bestätigung und der letzten Anmeldung sowie – zum Schutz vor unbefugten Zugriffen – die Anzahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche und eine vorübergehende Sperre. Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts senden wir Ihnen E-Mails mit Einmal-Links; davon speichern wir nur einen Hash.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Sicherheitsmaßnahmen zusätzlich unser berechtigtes Interesse am Schutz der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.2 Firmenprofil und Team

Im Firmenprofil hinterlegen Sie Angaben, die auf Ihren Angeboten erscheinen, etwa Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Logo, Firmenfarbe und Standardtexte. Wenn Sie Teammitglieder einladen, verarbeiten wir deren E-Mail-Adresse, die vorgesehene Rolle (Inhaber, Admin, Mitarbeitende) und den Status der Einladung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Anmeldung und Sitzung

Nach der Anmeldung erhalten Sie ein kurzlebiges Zugriffstoken (15 Minuten) und ein Aktualisierungstoken (Refresh-Token, bis zu 30 Tage gültig). Vom Refresh-Token speichern wir in der Datenbank nur einen Hash, zusammen mit Erstellungs- und Ablaufzeitpunkt, der Art des Clients (Web oder App) und einem etwaigen Widerruf. Bei jeder Erneuerung wird das Token ausgetauscht; bei Abmeldung, Passwortänderung oder Missbrauchsverdacht wird es widerrufen.

Die Web-App speichert das Sitzungstoken im Speicher Ihres Browsers: mit der Option „Angemeldet bleiben“ im localStorage, sonst im sessionStorage bis zum Schließen des Tabs. Beim Abmelden wird es entfernt. Dieser Zugriff auf Ihr Endgerät ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Wir setzen keine Cookies zu Tracking- oder Werbezwecken ein und verwenden in der Web-App keine Analyse-Tools.

5.4 Inhalte, die Sie erfassen

In AngebotPilot erfassen Sie Kundendaten (z. B. Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, USt-IdNr., Notizen), Angebote mit Positionen und Texten, Vorlagen, Aufträge, Rechnungen mit erfassten Zahlungseingängen und gegebenenfalls Dateien wie Ihr Logo, erzeugte PDF-Dokumente und E-Rechnungen (XML). Diese Daten verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach Ihren Weisungen und zur Erbringung des Dienstes (siehe Abschnitt 3 und AVV).

Zu jedem Angebot führt AngebotPilot einen Verlauf (z. B. erstellt, geändert, versendet, geöffnet, angenommen, in einen Auftrag umgewandelt) mit Zeitpunkt und handelnder Person bzw. Systemaktion. Außerdem protokollieren wir sicherheitsrelevante und wichtige Aktionen in einem Audit-Log (Aktion, betroffenes Objekt, Zeitpunkt, Benutzerkennung). Das dient der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

5.5 E-Mail-Versand

AngebotPilot versendet E-Mails an Sie (z. B. Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort zurücksetzen, Einladungen, Benachrichtigungen) und in Ihrem Auftrag an Ihre Kunden (Angebote und Erinnerungen). Für den Versand nutzen wir einen E-Mail-Dienstleister (siehe Abschnitt 9). Damit der Versand zuverlässig und nachvollziehbar erfolgt, speichern wir zu jeder E-Mail ein Versandprotokoll: Empfängeradresse, Antwortadresse, Absendername, Betreff, Inhalt (wird nach Abschluss des Versands gelöscht) und Name eines etwaigen Anhangs, Versandstatus, Anzahl der Zustellversuche, Zeitpunkte, die Nachrichtenkennung des Dienstleisters und eine bereinigte Fehlermeldung.

Wir messen nicht, ob oder wann eine E-Mail geöffnet oder ein Link darin angeklickt wurde, und verwenden keine Tracking-Pixel. Der Versand erfolgt über einen klassischen Mailserver, der weder Öffnungen noch Klicks erfasst.

5.6 Automatische Erinnerungen

Wenn Sie es aktivieren, erinnert AngebotPilot Ihre Kunden an offene Angebote. Geplant werden höchstens die von Ihnen eingestellten Erinnerungen; sie werden nicht nach Ablauf der Gültigkeit und mit einem Mindestabstand von 48 Stunden versendet. Jede Erinnerung enthält einen Link, über den Ihr Kunde weitere Erinnerungen abbestellen kann; wir speichern dann einen entsprechenden Vermerk mit Zeitpunkt. Sobald der Kunde entscheidet oder sich abmeldet, werden ausstehende Erinnerungen storniert. Ob Sie Ihren Kunden Erinnerungen senden dürfen, entscheiden Sie als Verantwortlicher (siehe AGB).

5.7 Benachrichtigungen und Export

In der App informieren wir Sie über Ereignisse wie die Annahme oder Ablehnung eines Angebots. Kunden, Angebote, Aufträge und Rechnungen können Sie jederzeit als CSV-Datei exportieren.

5.8 Server-Protokolle beim Hosting-Anbieter

Beim Zugriff auf unsere Anwendungsserver (API) verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browser- bzw. App-Kennung. Diese Daten werden für den sicheren Betrieb, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nur kurzfristig gespeichert: [PLATZHALTER: Speicherdauer laut Hosting-Anbieter]. In unserer Anwendungsdatenbank speichern wir keine IP-Adressen.

5.9 Zahlungsabwicklung

Während der Pilotphase erfolgt keine Abrechnung, und es wird kein Zahlungsdienstleister eingesetzt. [wird ergänzt, sobald Online-Zahlung aktiviert ist]

6. Kundenlink und Online-Annahme

Wenn ein Nutzer ein Angebot versendet, erhält der Empfänger einen persönlichen Link zur Online-Ansicht. Dabei verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Betriebs:

• Link-Daten: einen Hash des Zugriffstokens, Erstellungs-, Ablauf- und ggf. Widerrufszeitpunkt;
• Nutzung des Links: Zeitpunkt des ersten und letzten Öffnens sowie die Anzahl der Aufrufe. Eine IP-Adresse wird dabei nicht in unserer Datenbank gespeichert;
• Entscheidung: bei Annahme oder Ablehnung den vom Kunden eingegebenen Namen, den Zeitpunkt und eine optionale Nachricht;
• Abmeldung von Erinnerungen: einen Vermerk mit Zeitpunkt.

Der Online-Klick ist eine dokumentierte Erklärung, aber keine qualifizierte elektronische Signatur. Die Kundenseite setzt keine Cookies und enthält keine Analyse-Tools. Technische Server-Protokolle werden wie in Abschnitt 5.8 beschrieben verarbeitet.

7. Mobile Apps

Die Apps für Android und iOS befinden sich in Vorbereitung. Für sie gilt zusätzlich:

• Sichere Speicherung: Das Sitzungstoken wird im geschützten Speicher des Geräts abgelegt (iOS-Schlüsselbund bzw. Android Keystore).
• Kamera: Die Kamera wird nur nach Ihrer Freigabe und ausschließlich zum Scannen von QR-Codes verwendet. Die Auswertung erfolgt auf dem Gerät; Kamerabilder werden nicht gespeichert oder hochgeladen. Sie können die Berechtigung jederzeit in den Systemeinstellungen entziehen.
• Keine Werbung, keine Analyse: Die Apps enthalten keine Werbe- oder Analyse-SDKs und nutzen keine Werbe-ID.
• App-Stores: Beim Herunterladen über Google Play (Google Ireland Limited) oder den App Store (Apple Distribution International Ltd.) verarbeiten diese Anbieter Daten in eigener Verantwortung, etwa Ihre Konto- und Gerätedaten. Darauf haben wir keinen Einfluss.

[zu ergänzen, falls Push-Benachrichtigungen oder weitere Berechtigungen eingeführt werden]

8. Kontakt und Support

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, ansonsten unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Support-Postfach wird bei Google (Gmail) betrieben, siehe Abschnitt 9.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für den Betrieb von AngebotPilot erforderlich ist. Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und – soweit sie in unserem Auftrag tätig sind – vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), etwa an Behörden auf Anordnung.

10. Übermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister ihren Sitz in den USA haben oder Daten dorthin übermitteln können (GitHub, Google, ggf. Cloudflare), erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sofern der Anbieter zertifiziert ist, und ergänzend auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen:

• Benutzerkonto: bis zur Löschung des Kontos. Danach bleibt lediglich ein Protokolleintrag über die Löschung ohne Namen und E-Mail-Adresse.
• Firmendaten, Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Versandprotokolle: bis Sie sie löschen oder Ihr Konto bzw. Ihre Firma gelöscht wird. [zu prüfen: ggf. kürzere Frist für E-Mail-Versandprotokolle festlegen]
• Aufbewahrungspflichten: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können erfordern, dass Angebote und zugehörige Unterlagen über längere Zeit aufbewahrt werden – etwa nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie bis zu acht bzw. zehn Jahre für buchungsrelevante Unterlagen. Ob diese Pflichten für Sie gelten, beurteilen Sie als Nutzer. Löschen Sie in AngebotPilot einen Kunden, zu dem bereits Angebote bestehen, werden dessen personenbezogene Daten deshalb anonymisiert statt gelöscht, damit die Angebote und Rechnungen erhalten bleiben. Gestellte Rechnungen sind festgeschrieben: Sie können in AngebotPilot nicht gelöscht, sondern nur durch eine Stornorechnung korrigiert werden.
• Refresh-Tokens: bis zum Ablauf (höchstens 30 Tage) bzw. Widerruf; Einmal-Links für E-Mail-Bestätigung und Passwort-Zurücksetzen bis zum Ablauf bzw. zur Verwendung.
• Server-Protokolle: gemäß den Fristen des Hosting-Anbieters (siehe Abschnitt 5.8).
• Datensicherungen: Gelöschte Daten können bis zum turnusmäßigen Ãœberschreiben in Backups des Hosting-Anbieters enthalten sein: [PLATZHALTER: Aufbewahrungsdauer der Backups].
• Support-Anfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

12. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, unter anderem:

• verschlüsselte Ãœbertragung (TLS/HTTPS) zwischen App, Browser und Server;
• Speicherung von Passwörtern, Sitzungs- und Link-Tokens ausschließlich als Hash;
• strikte Mandantentrennung: Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten;
• rollenbasierte Zugriffsrechte (Inhaber, Admin, Mitarbeitende);
• vorübergehende Kontosperre nach wiederholten Fehlversuchen bei der Anmeldung;
• privater Dateispeicher ohne öffentliche Adressen, Prüfsummen für hochgeladene Dateien;
• Audit-Log wichtiger Aktionen sowie Datensicherungen beim Hosting-Anbieter.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de. Sie können sich auch an jede andere Aufsichtsbehörde wenden.

Konto löschen und Daten exportieren: Ihre Daten können Sie in der App selbst als CSV exportieren und Ihr Konto unter Einstellungen → Mein Konto → Konto löschen löschen. Details finden Sie auf der Seite Konto löschen. Für alle anderen Anliegen genügt eine E-Mail an certidevelopment@gmail.com.

14. Sonstiges

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Automatische Berechnungen (z. B. Summen und Steuerbeträge) und zeitgesteuerte Erinnerungen erfolgen ausschließlich nach Ihren Einstellungen.

Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe von Name, E-Mail-Adresse und Passwort ist für die Registrierung erforderlich. Ohne diese Daten können wir Ihnen kein Konto bereitstellen. Weitere Angaben sind freiwillig, aber teils für die Erstellung ordnungsgemäßer Angebote notwendig.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich AngebotPilot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer zusätzlich per E-Mail oder in der App.

Stand: 13.10.2026